Politique sur la protection des renseignements personnels

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Depuis le 1er janvier 2004, les renseignements personnels des Canadiens et Canadiennes sont protégés par une nouvelle loi - Loi sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques (LPRPDÉ) - qui établit des règles fondamentales régissant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels dans la tenue d'activités commerciales. Elle établit l'équilibre entre le droit à la vie privée d'une personne et les besoins d'une organisation à recueillir des renseignements personnels à des fins légitimes.

Définition de l'information personnelle :

Parmi les renseignements personnels figurent l'origine ethnique, l'âge, le statut social, les convictions religieuses, l'historique d'emploi, le dossier de crédit, les actifs, l'adresse domiciliaire, le numéro de téléphone ou des photographies de particuliers mais aussi les profils des donateurs de l'organisme et dossiers du personnel des employés rémunérés et bénévoles. Le nom, le titre, l'adresse postale ou électronique, le site Internet, les numéros de téléphone et de télécopieur au travail d'un employé d'une organisation ne sont pas considérés à titre de renseignements personnels.

La loi (LPRPDE )présente un ensemble de dix principes à suivre par les organismes en recueillant, utilisant et divulguant de l'information personnelle dans le cours d'une activité commerciale.

Voici ces principes :

Détermination des finalités
Consentement
Limitation de la collecte
Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Exactitude
Mesures de sécurité
Transparence
Accès aux renseignements personnels
Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes

L'ICRCP comprend et s’engage à protéger la vie privée des individus. Nous soutenons et nous nous conformons entièrement à cette loi et c’est pour cette raison que nous avons développé une politique de protection de la vie privée afin de nous aider à conserver l'information personnelle de manière sûre et de l’utiliser d'une manière responsable et respectueuse. Cette politique régit la cueillette, l'utilisation, la divulgation et l'élimination de l'information personnelle par l'ICRCP. Bien que cette politique porte sur la vie privée des participants aux sondages, les principes s'appliquent tout autant au personnel de l'ICRCP.

Détermination des finalités

L'ICRCP ou un tiers peut recueillir au nom de l'ICRCP, de vous et des participants aux sondages, de l'information démographique, le sexe, l'âge, l'éducation, l'état matrimonial, la langue, l'information financière, l'information sur les ménages ou autre information personnelle. Toutes les données recueillies demeureront absolument confidentielles. Les personnes seront informées verbalement ou par écrit des fins de la cueillette d'une telle information. Aucune information individuelle, des ménages ou personnelle ne sera divulguée.

Pour les participants au sondage

L'ICRCP peut embaucher un tiers pour recueillir les données, contacter les participants et demander de l'information personnelle avec votre consentement de participation au sondage de l'ICRCP. L'ICRCP s'assurera que ce tiers respecte les politiques de l'ICRCP en matière de vie privée.

Toute l'information recueillie est strictement confidentielle et aucune personne non autorisée ne verra vos résultats à quelque moment que ce soit. Le personnel de l'ICRCP suivra les directives en matière de confidentialité de Statistique Canada pour les données.

Les données sont analysées et ne comprennent aucune information qui identifie les répondants. Les données d'analyse ne conservent que de l'information démographique générale comme les groupes d'âges et la province de résidence pour que nous puissions regrouper les réponses des personnes qui appartiennent à un certain groupe. Les données ne sont rapportées que sous un format groupé.

Participants aux sondages et autres

L'information personnelle peut nous être fournie par correspondance, participation à des concours, demandes d'information, sondages, questionnaires, ventes de produits ou services ou autres formes de communication. Cette information peut être enregistrée aux fins de recherche, de traitement et de réception de commande, de reconnaissance d'une contribution, d'identification des participants à une activité, de réponses aux demandes d'information et de produits, de réponses aux commandes d'expédition, et de courriels de demandes de mises à jour, ou de fournir et d'évaluer un service.


Présenter votre information nous aidera à :

- Analyser les données pour publier les résultats
- Informer ou contacter les gagnants de concours.
- Répondre à vos demandes, à vos mises à jour sur demande
- Traiter les commandes
- Évaluer les services

Consentement

L'ICRCP ou un tiers obtiendra le consentement des personnes au moment de la cueillette et avant l'utilisation ou la divulgation de l'information. Le consentement doit être écrit, oral ou implicite. Il peut être offert électroniquement, physiquement ou par téléphone.

Aucun consentement ne sera obtenu de mineurs et donc le consentement doit provenir d'un parent ou d'un tuteur.

Limitation de la collecte, de l'utilisation, de la communication et de la conservation

L'ICRCP ou un tiers n'échangera pas, ne vendra pas et ne partagera pas d'information personnelle à toute autre entreprise sans votre consentement, à moins que cela ne soit exigé par la loi, aux fins du traitement d'un don, d'une commande, de service, de matériaux ou selon ce qui vous a été divulgué lors de la cueillette de l'information. Toutes les données recueillies demeureront absolument confidentielles. Aucune information individuelle, des ménages ou personnelle ne sera divulguée.

L'ICRCP conservera l'information personnelle des employés pendant une certaine période de temps conformément aux lois fédérales ou provinciales ou de l'Agence du Revenu du Canada. Les documents seront détruits par déchiquetage ou par tout autre moyen de sécurité d'élimination de l'information.

Exactitude et mesures de sécurité

L'ICRCP conserve l'information personnelle dans des bases de données et des dossiers en Ontario (Canada). Tous les employés, bénévoles, agents et fournisseurs de services autorisés de l'ICRCP doivent protéger la confidentialité de l'information personnelle. L'ICRCP maintient des mesures de protection au niveau de l’organisation à l’aide de techniques appropriées pour la protection de l'information personnelle contre les pertes, les vols, les accès non autorisés, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification.

Transparence et accès aux renseignements personnels

L'ICRCP inclura sa Politique de protection de la vie privée sur son site Web. N'hésitez pas à réviser notre Politique de protection de la vie privée. Vous pouvez nous contacter en tout temps pour corriger votre information contact ou pour la retirer.

Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes

L'ICRCP est engagé à travailler avec ses clients, ses participants et tous les autres intervenants pour faire en sorte qu'on puisse résoudre rapidement et équitablement des différends et plaintes. Si vous avez des plaintes ou des préoccupations au sujet du traitement de votre information personnelle ou de la Politique de protection de la vie privée de l'ICRCP, veuillez contacter l'institute.